Гостиницы современного уровня обслуживания приобретают не только здание и мебельную обстановку для номеров, но и соответствующее их требованиям ПО. За отелем в несколько сотен номеров уже сложно уследить, а ведь на крупных курортах есть гостиницы гораздо большего масштаба. Достаточно мало гостиничных комплексов, которые еще не используют современные программы. Даже хорошо известный всем Sandy House предпочитает безошибочное управление номерами при помощи программ.
Небольшие отели городского типа, у которых всего 8-15 номеров, теоретически могут обойтись без подобной программы. Однако это ПО предназначено не только для того, чтобы просматривать, какие номера свободны, а какие нет. Оно помогает вести бухгалтерию, позволяет просмотреть статистику посещения и, что самое главное, составляет отчеты для руководителя. Какие отчеты необходимо составлять при использовании софта для управления отелем?
Справка о наличии мест – это самый востребованный вид отчета. Он необходим администраторам отеля, для того чтобы не заставлять попусту ждать постояльцев. Данный отчет составляется, исходя из общего количество мест в отеле, а также из наличия забронированных мест. Сюда же приписываются и уже занятые фактически номера. Комбинируя все эти данные, программа предоставляет информацию о том, имеются ли свободные места или отсутствуют.
Информация о планируемом заезде и выезде составляется на основе данных о бронировании номеров. Она касается тех постояльцев, которые теоретически должны прибыть в гостиницу, или должны теоретически выехать из нее в определенный день. Так можно спрогнозировать, когда освободится некоторое количество мест в отеле, доступных для новых туристов.
Фактический заезд и выезд аналогичен предыдущему отчету. Однако здесь статистика составляется при рассмотрении уже занятых номеров или только что выезжающих гостей. Это более точная форма отчета.
Phuket Riviera Villas и аналогичные ему гостиничные комплексы предпочитают вести еще и историю проживания гостей. Она не так необходима самой администрации отеля, но может потребоваться в экстренных случаях. В этом отчете указаны все особенности бронирования номера постояльцем.
Точный баланс расчета с агентами не менее важен. Он комбинируется программой как в кратком, так и в полном варианте. Руководитель гостиницы может рассмотреть его детально в любой момент.